Le interruzioni inattese e non programmate sono tra le fonti principali di perdite di Tempo nella vita organizzativa.
Possono assumere la forma di un campanello che suona sul tuo pc, di un telefono che squilla, di un whatsapp che ti arriva sullo smartphone o di qualcuno che si presenta all’improvviso perché ha bisogno di parlarti.
Nel mondo del business sono senza dubbio le persone a far perdere più Tempo: il 50% della giornata lavorativa va perso in chiacchiere improduttive.
La regola che ti devi dare è di lavorare per tutto il Tempo che hai deciso di dedicare al lavoro.
Quando inizia questo “Tempo” non chiacchierare, non leggere i notiziari e non navigare su Internet alla ricerca di informazioni superficiali e divertenti.
Avendo pianificato la tua giornata la sera precedente ti metterai immediatamente al lavoro sul tuo compito più importante e continuerai a farlo, compito dopo compito, fino ad esaurire le priorità.
Cerca di minimizzare il più possibile le interruzioni. Quando ad esempio ricevi una telefonata inaspettata riduci al minimo i preamboli andando subito al sodo, non perdere Tempo.
Tutte le volte che pronuncerai le parole magiche “Devo assolutamente rimettermi al lavoro” il “seccatore” di turno lascerà perdere e se ne andrà.
Un’altra tecnica per evitare di perdere Tempo e andare dritti al punto durante una conversazione è fissare un limite di Tempo alla conversazione: “Aspetto un’importante telefonata fra 30 minuti alla quale non posso assolutamente tardare, ma sono sicuro che a quell’ora avremmo già finito”.
I seccatori fanno perdere Tempo a noi, ma anche noi ne facciamo perdere agli altri. La domanda che dovresti porgere ai tuoi collaboratori è la seguente:
“Quali sono i miei comportamenti che ti fanno perdere Tempo?”
Quando inviti i tuoi collaboratori a rispondere a questa domanda con la massima sincerità resterai stupito dalla quantità e dalla qualità delle idee che ti suggeriranno per accrescere la loro efficienza e la loro efficacia e allo stesso Tempo comprenderanno che varrà la stessa cosa anche per loro nei tuoi confronti.