Tempo manageriale

Una percentuale del Tempo manageriale compresa tra il 25% e il 50% viene spesa in riunioni di tutti i tipi. 

Sfortunatamente almeno il 50% del Tempo trascorso in riunione è sprecato. Le riunioni portano via enormi quantità di Tempo e producono ben poco in termini di valore duraturo, ma sono anche uno strumento essenziale per il management e vanno gestite efficacemente

Accertati di avere una buona ragione per convocare una riunione o per prendervi parte. Considera ogni riunione un investimento ma anche un costo in termini di Tempo e produttività

Pensa al valore monetario di quel Tempo investito e dovrai tenere conto di ottenere un ritorno dall’investimento di quei soldi. 

Evita riunioni non necessarie. Domandati sempre se quella riunione sia proprio indispensabile. Tutte le volte che non è necessaria, sarà necessario non tenerla e se non devi parteciparvi a tutti i costi, non parteciparvi. 

Se sei tu che organizzi la riunione chiediti chi debba prendervi parte assolutamente e invita solo quelle persone. Astieniti dall’invitare persone di cui non occorre la presenza solo per motivarle o per farle sentire importanti. 

Prepara un’agenda per tutte le riunioni e segui sempre una traccia scritta. Metti in ordine di priorità gli argomenti da discutere affrontando i più importanti per primi, nell’eventualità che il Tempo non bastasse. 

Inizia e finisci le riunioni nel rispetto dell’orario programmato, facendo in modo che durante lo svolgimento di essa non ci siano interruzioni

Quando sei in riunione fai come il “vecchio gufo saggio” che ha due orecchie e una bocca sola. Usale esattamente in quella proporzione. Domanda e ascolta più di quanto non parli. 

Usa la riunione per tirar fuori il massimo contributo intellettuale da ciascuno dei presenti il che non sarà possibile se parli sempre tu. Come scriveva Peter Drucker: “Se il Tempo del management viene dedicato alle riunioni in misura superiore al 25% c’è un problema organizzativo”.

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