Valerio Di Chirico

L’ultimo elemento da prendere in considerazione per una buona gestione del Tempo è il concetto di equilibrio. Le cose più importanti che puoi infondere nella tua vita sono l’equilibrio e la moderazione.  Mettendo in pratica i metodi, le idee e le tecniche illustrate nei post precedenti diventerai un bravo Time manager e avrai più Tempo da dedicare alla famiglia e alla tua vita personale. Lo scopo principale dell’apprendimento e dell’applicazione delle competenze di Time management è migliorare la qualità complessiva della tua vita. È accrescere il piacere e la felicità che ne puoi ritrarre. Indipendentemente dall’effettiva rispondenza del lavoro che fai alle tue attese e alle tue ambizioni, la qualità della tua vita sarà determinata principalmente da tre cose:  Una buona vita è una vita all’insegna dell’equilibrio.   Se dedicherai abbastanza Tempo a preservare e a migliorare la qualità, ritrarrai più gioia, più soddisfazione e più appagamento dal tuo lavoro e andrai incontro al successo. “Nessun uomo di affari di successo in punto di morte ha mai detto che avrebbe voluto passare più Tempo in ufficio”.

Uno dei migliori strumenti di Time management è la scelta di avere sempre la scrivania sgombra e uno spazio lavorativo ordinato. Come un grande chef pulisce la sua cucina prima e dopo la sua performance culinaria, tu dovresti organizzare completamente il tuo ambiente lavorativo prima di metterti all’opera.  Uno degli imprenditori di maggior successo della storia recente ha detto di dover molto alla scelta di “avere sempre la scrivania sgombra”. Peter Drucker ha osservato che gli executive efficaci hanno sempre la scrivania vuota. Hanno messo via tutto, tranne ciò su cui stanno lavorando in quel momento; ecco perché possono focalizzarsi più lucidamente e fare di più, meglio e in meno Tempo.  In tutti i campi, i migliori professionisti operano costantemente nel massimo ordine.  Organizzati e rimani organizzato. Fai in modo di avere sempre sottomano tutto quello che ti occorre.  Scoprirai che non c’è nulla di più inefficiente e di più inefficace che dover iniziare un lavoro, fermarsi e poi ricominciare per mancanza di preparazione o di strumenti.  Molti sono convinti di lavorare meglio in un ambiente caotico e davanti ad una scrivania piena di scartoffie. Ma tutti gli studi condotti sull’argomento dimostrano che quando i dipendenti sono obbligati a tenere costantemente in ordine il proprio spazio lavorativo in modo da avere sempre di fronte un solo dossier la loro produttività si raddoppia o si triplica, quasi sempre da un giorno all’altro.  Coloro che hanno la scrivania perennemente in disordine buttano via ogni giorno una quantità di Tempo immensa per svolgere il loro lavoro.  

La cosa più importante che puoi fare per aumentare il tuo valore, migliorare i tuoi risultati e renderti più prezioso per il tuo business è diventare sempre più bravo in quello che fai.  L’autosviluppo deve essere una componente continuativa e costante del tuo impegno quotidiano.  È una funzione critica del Time management che può portarti moto in alto.  Trova il Tempo necessario per continuare a crescere e a svilupparti. La regola di base per lo sviluppo personale è che con le competenze e le conoscenze che possiedi attualmente non puoi andare più avanti di così. Per progredire e fare carriera devi acquisire ulteriori conoscenze. Devi imparare altre cose per guadagnare di più. Dedicati ogni giorno all’auto-sviluppo e all’auto-miglioramento. Se dovessi leggere 1h al giorno del materiale in grado di migliorare le tue capacità professionali, nel giro di 5 anni faresti parte dell’1% più pagato della nostra società. Ascolta dei podcast quando sei in macchina. Oggi praticamente tutte le informazioni e le idee più preziose mai assemblate sono disponibili e scaricabili da smartphone. Il pendolare medio trascorre da 500 a 1.000 ore all’anno in automobile o sui qualsiasi altro tipo di mezzo, ossia da 12 a 20 settimane lavorative di 48h, equivalenti a 1 o 2 semestri universitari.  Vuol dire che puoi acquisire gli stessi benefici di un corso universitario a Tempo pieno convertendo semplicemente il Tempo di viaggio in Tempo di apprendimento. Se non ascolti podcast o video-corsi quando sei in viaggio ti lasci sfuggire una delle grandi opportunità di apprendimento che esistono al giorno d’oggi. Partecipa a seminari o workshop tenuti da esperti del tuo settore almeno 4 volte all’anno. Selezionali con la massima cura. Predisponiti a lunghe trasferte pur di ascoltare le voci più autorevoli nel tuo campo.  Devi partecipare a seminari tenuti da persone esperte che hanno già avuto un comprovato successo nella loro professione. Evita conferenze e seminari di professori universitari che se ne stanno rinchiusi nelle loro torri d’avorio.  Non sono quasi mai stati in “trincea” e ciò che insegnano tende ad essere accademicamente corretto ma praticamente inutile.  È pressoché impossibile applicare le loro idee per ottenere risultati più soddisfacenti nel tuo business. 

Il miglior modo per risparmiare Tempo nella lettura è decidere di non leggere del tutto determinate cose.  Esaminando attentamente la prefazione, l’indice dei contenuti, l’introduzione, le informazioni sull’autore o l’indice analitico, potresti scoprire che quel libro o quel periodico non è di tuo interesse. In quel caso smetti di leggerlo o archivialo per regalarlo in futuro in modo da poter dedicare più Tempo a cose più importanti. Nel corso degli anni mi sono abituato a leggere almeno 1h al giorno libri e articoli di management, produttività, imprenditoria e sviluppo personale, professionale ed economico-finanziario.  Quando mi chiedono come faccio a leggere così tanto la mia risposta è semplicissima: organizzo le mie letture e le porto avanti un po’ per volta, minuto per minuto, ora per ora, volo per volo e tutte le volte che ho del Tempo libero come ad esempio quando mi trovo in aeroporto in attesa di un aereo.  Ricorda che “chi sa comanda”. Non puoi restare al passo con le dinamiche della professione che svolgi e del settore in cui operi se non nutri la tua mente, in modo continuativo ma selettivo, con le informazioni che vengono generate al giorno d’oggi da alcune delle persone più intelligenti mai esistite.

Per avere successo in questo mondo devi stare al passo con i tuoi fabbisogni informativi.  Viviamo nella società della conoscenza e un’informazione importante può avere un effetto immediato sul tuo business e sul tuo processo decisionale. Prenditi un po’ di Tempo per selezionare ciò che leggi. Resisti alla tentazione di sprecare del Tempo leggendo delle cose che non hanno un valore immediato o una rilevanza diretta per la tua vita e per il tuo business. Non puoi evitare tutte le informazioni che ti piovono addosso, ma puoi selezionarle ed esaminarle quando e dove fa comodo a te.  Se non hai mai fatto un corso di lettura veloce adesso è il momento giusto.  Questo solo corso ti permetterà di triplicare la tua velocità di lettura e il tuo livello di ritenzione mnemonica.  Le tecnologie sviluppate in questo campo sono davvero fenomenali e chiunque può imparare a leggere da 500 a 1.000 parole al minuto con elevati livelli di comprensione.  Quando troverai articoli, sintesi o informazioni di valore su Internet, archiviali in un file per leggerli in un secondo momento.  Invece di “passare ad un altro compito” ossia interrompere il lavoro che stai facendo per leggere un’informazione che ti è appena arrivata, mettila da parte per esaminarla dopo.  Quando ti abituerai a fare così, resterai stupito da quanto potrai leggere in più e con quanta attenzione in più.

Una percentuale del Tempo manageriale compresa tra il 25% e il 50% viene spesa in riunioni di tutti i tipi.  Sfortunatamente almeno il 50% del Tempo trascorso in riunione è sprecato. Le riunioni portano via enormi quantità di Tempo e producono ben poco in termini di valore duraturo, ma sono anche uno strumento essenziale per il management e vanno gestite efficacemente.  Accertati di avere una buona ragione per convocare una riunione o per prendervi parte. Considera ogni riunione un investimento ma anche un costo in termini di Tempo e produttività.  Pensa al valore monetario di quel Tempo investito e dovrai tenere conto di ottenere un ritorno dall’investimento di quei soldi.  Evita riunioni non necessarie. Domandati sempre se quella riunione sia proprio indispensabile. Tutte le volte che non è necessaria, sarà necessario non tenerla e se non devi parteciparvi a tutti i costi, non parteciparvi.  Se sei tu che organizzi la riunione chiediti chi debba prendervi parte assolutamente e invita solo quelle persone. Astieniti dall’invitare persone di cui non occorre la presenza solo per motivarle o per farle sentire importanti.  Prepara un’agenda per tutte le riunioni e segui sempre una traccia scritta. Metti in ordine di priorità gli argomenti da discutere affrontando i più importanti per primi, nell’eventualità che il Tempo non bastasse.  Inizia e finisci le riunioni nel rispetto dell’orario programmato, facendo in modo che durante lo svolgimento di essa non ci siano interruzioni.  Quando sei in riunione fai come il “vecchio gufo saggio” che ha due orecchie e una bocca sola. Usale esattamente in quella proporzione. Domanda e ascolta più di quanto non parli.  Usa la riunione per tirar fuori il massimo contributo intellettuale da ciascuno dei presenti il che non sarà possibile se parli sempre tu. Come scriveva Peter Drucker: “Se il Tempo del management viene dedicato alle riunioni in misura superiore al 25% c’è un problema organizzativo”.

Il telefono può essere un servo prezioso o un padrone spietato, specie se ti senti in obbligo di rispondere tutte le volte che squilla. Per massimizzare la tua produttività devi dargli il ruolo che gli compete, in modo da non diventare schiavo di chiunque digiti il tuo numero o la tua chat.  Una delle ragioni per cui stiamo diventando schiavi della distrazione è la curiosità. Non possiamo fare a meno di domandarci perché, chi ci sta mandando un messaggio o chi ci sta chiamando, lo stia facendo.  Ma se vogliamo evitare le dispersioni di Tempo, dobbiamo diventare bravi a controllare la nostra emotività in merito. Fai tutto il possibile per evitare gli inseguimenti telefonici fissando degli appuntamenti telefonici con lo stesso rigore con cui fisseresti gli incontri di business.  Quando chiami qualcuno e non lo trovi specifica sempre a che ora potrà richiamarti o a che ora potrai richiamarlo.  Usa il telefono come strumento di lavoro e riduci le conversazioni allo stretto indispensabile andando direttamente al sodo. Sii cortese e amichevole ma allo stesso Tempo pratico e orientato al risultato. Più preciso e preparato puoi essere sull’orario e sulla durata della tua conversazione telefonica e più sarai produttivo. 

Raggruppare i tuoi compiti vuol dire semplicemente fare cose simili nello stesso periodo di Tempo.  C’è una “curva di apprendimento” in tutto ciò che fai.  Quando porti a termine uno dopo l’altro una serie di compiti simili o identici, arrivato al quinto la curva di apprendimento ti permette di ridurre dell’80% il tempo necessario al suo completamento.  Metti insieme tutti i compiti dello stesso tipo, anziché ripartirli casualmente e disorganicamente nel Tempo.  Ad esempio non diventar dipendente del tuo cellulare e dei messaggi che ricevi.  Abituati ad usare i messaggi per quello che sono: uno strumento di lavoro.  Identifica delle fasce orarie in cui risponderai ai messaggi e non diventare schiavo di essi.  Fai si che siano essi a lavorare per te e non il contrario.  Identificando delle fasce orarie specifiche vedrai che la tua efficacia e efficienza non calerà e la tua produttività migliorerà con conseguente aumento del tuo reddito.  Ricordati che ci sono pochissime cose che non possono aspettare uno o due giorni, specie nel business. 

Le interruzioni inattese e non programmate sono tra le fonti principali di perdite di Tempo nella vita organizzativa.  Possono assumere la forma di un campanello che suona sul tuo pc, di un telefono che squilla, di un whatsapp che ti arriva sullo smartphone o di qualcuno che si presenta all’improvviso perché ha bisogno di parlarti.  Nel mondo del business sono senza dubbio le persone a far perdere più Tempo: il 50% della giornata lavorativa va perso in chiacchiere improduttive. La regola che ti devi dare è di lavorare per tutto il Tempo che hai deciso di dedicare al lavoro.  Quando inizia questo “Tempo” non chiacchierare, non leggere i notiziari e non navigare su Internet alla ricerca di informazioni superficiali e divertenti.  Avendo pianificato la tua giornata la sera precedente ti metterai immediatamente al lavoro sul tuo compito più importante e continuerai a farlo, compito dopo compito, fino ad esaurire le priorità.  Cerca di minimizzare il più possibile le interruzioni. Quando ad esempio ricevi una telefonata inaspettata riduci al minimo i preamboli andando subito al sodo, non perdere Tempo.  Tutte le volte che pronuncerai le parole magiche “Devo assolutamente rimettermi al lavoro” il “seccatore” di turno lascerà perdere e se ne andrà.  Un’altra tecnica per evitare di perdere Tempo e andare dritti al punto durante una conversazione è fissare un limite di Tempo alla conversazione: “Aspetto un’importante telefonata fra 30 minuti alla quale non posso assolutamente tardare, ma sono sicuro che a quell’ora avremmo già finito”. I seccatori fanno perdere Tempo a noi, ma anche noi ne facciamo perdere agli altri. La domanda che dovresti porgere ai tuoi collaboratori è la seguente:  “Quali sono i miei comportamenti che ti fanno perdere Tempo?” Quando inviti i tuoi collaboratori a rispondere a questa domanda con la massima sincerità resterai stupito dalla quantità e dalla qualità delle idee che ti suggeriranno per accrescere la loro efficienza e la loro efficacia e allo stesso Tempo comprenderanno che varrà la stessa cosa anche per loro nei tuoi confronti. 

Ecco alcune raccomandazioni per creare dei blocchi temporali, ognuno dei quali può migliorare sostanzialmente la tua efficacia e la tua efficienza.  Per prima cosa, lavora al mattino quando sei più fresco e più lucido. Identifica il tuo blocco temporale il mattino presto per lavorare ininterrottamente 1h / 1h 30min prima di fare colazione e iniziare la tua giornata. Un altro blocco temporale che puoi usare a tuo vantaggio è l’ora di pranzo.  In quel lasso di Tempo potrai interamente dedicarti ad alcuni compiti più importanti mentre la maggior parte delle persone si fermerà per mangiare.  Un’altra strategia è isolarti completamente in un ambiente silenzioso per certe ore della tua giornata durante i quali lavorerai sui tuoi compiti più importanti. La maggior parte delle interruzioni che ricevi solitamente non è mai così importante da non poter attendere qualche ora.  Anche la sera, dopo cena, può essere un ottimo momento di immersione totale per portare a termine le tue priorità della giornata a patto che tu possa mantenere un elevato livello di lucidità. Ricordati che in te c’è un genio potenziale. Una delle aree in cui puoi dimostrare la tua creatività è la formazione di blocchi temporali in cui puoi fare di più e dare una bella spinta alla tua carriera.