Valerio Di Chirico

Vediamo insieme queste prime due tecniche per vincere la Procrastinazione. Programmazione mentale:  “Fallo adesso!” Sono probabilmente le parole più preziose che tu possa usare per accrescere la tua produttività. Tutte le volte che ti scopri a procrastinare su un compito importante ripeti a te stesso con energia queste parole. La scoperta più sensazionale è che dopo aver ripetuto queste parole dieci, venti, cinquanta, cento volte ti sentirai inconsapevolmente spinto a rimanere sul tuo compito più importante e a portarlo a termine prima di metterti a lavorare su qualunque altra cosa.  Portare a termine i compiti più complessi: come disse Henry Ford: “Si può raggiungere qualunque obiettivo se lo si suddivide in parti più piccole”. Qualunque compito impegnativo che devi completare si può portare a termine dividendolo in un numero sufficiente di parti più piccole. Una delle tecniche migliori in assoluto è suddividerlo in “bocconi masticabili”.  Prendi un foglio e scrivi tutte le piccole parti del compito che ti aspetta, ordinandole in sequenza dalla prima all’ultima e inizia subito a lavorare sulla “voce numero uno” di questo elenco.  La semplice decisione di metterti a lavorare su un compito importante ti aiuterà a sviluppare lo slancio e l’energia che occorrono a portarlo a termine. 

La “procrastinazione è il ladro del Tempo” e direi che questo concetto può anche essere ampliato alla definizione: “La procrastinazione è il ladro della vita”. La capacità di vincere la tendenza alla procrastinazione e di portare a termine i compiti nel Tempo assegnato può fare la differenza tra il successo e l’insuccesso nella tua carriera. La maggior parte delle persone tende a procrastinare, pensando di avere da fare troppo e poco tempo a disposizione.  Ma se fosse realmente così per tutti dove sarebbe la differenza tra il “performer produttivo” e il “performer improduttivo”?  È molto semplice: il performer produttivo procrastina su compiti e attività di bassissimo valore.  Il performer improduttivo procrastina su compiti che hanno un valore considerevole.  Per rendere al massimo devi assolutamente mettere in atto la “procrastinazione creativa”. Decidi razionalmente quali compiti rimandare, consapevole delle cose che non farai anziché procrastinare casualmente e automaticamente.  Solitamente tendiamo a procrastinare sui compiti più complessi che sono quelli a più alto valore aggiunto ma applicando una serie di tecniche che vedremo nei prossimi articoli potrai finalmente vincere la procrastinazione e tornare ad essere padrone del tuo Tempo. 

Abituati fin da oggi a pianificare accuratamente il tuo lavoro e i tuoi compiti, a fissare le priorità e in seguito a dedicarti al compito più importante concentrandoti e focalizzandoti su di esso, senza diversioni o distrazioni, finchè non lo porterai a termine.  Ritagliati del Tempo ogni giorno in un ambiente che possa conciliare attenzione, concentrazione, serenità e calma per portare le tue performance a livelli altamente produttivi.  Un’altra chiave per massimizzare la concentrazione è evitare “l’attrazione alla distrazione”. Lascia fuori quindi tutti i dispostivi e gli elementi “nocivi” alla tua focalizzazione e immergiti in profondità nell’esecuzione di quel lavoro. Quando ne farai un’abitudine la tua produttività, la tua performance e il tuo output si incrementeranno notevolmente da un giorno all’altro. 

Il Multitasking è un argomento particolarmente controverso. Alcuni pensano di poter essere altamente produttivi pur svolgendo simultaneamente diversi lavori. Le ricerche hanno ormai dimostrato che è un’idea totalmente priva di senso.  Gli esperti hanno scoperto che in realtà il multitasking andrebbe definito “Task-shifting” perché è il passaggio continuo da un lavoro ad un altro.  Il fatto è che possiamo fare solo una cosa per volta e se passi in continuazione da un compito ad un altro devi spostare tutta la tua attenzione e le tue energie sul nuovo compito appena cambiato.  Quando tornerai al compito precedente non farai altro che spostare nuovamente attenzione ed energie sul lavoro di prima, sintonizzarti nuovamente e ripartire, il che significa impiegare male il proprio Tempo.  Ogni volta che passi da un compito ad un altro per poi ritornare indietro, bruci un notevole quantitativo di energie e di intelligenza diventando sempre meno lucido. Il ciò significa fare fatica a prendere qualsiasi tipo di decisione, dalle più banali alle più importanti.  Il multitasking è allettante ma rappresenta un uso diseconomico del Tempo. Può comprometterti la carriera e impedirti di svolgere i compiti più importanti da cui dipende il tuo successo. 

La Mono-focalizzazione è la più importante tecnica di Time management e Life management. Quando inizi un lavoro portalo avanti fin quando non l’avrai completato al 100%. La mono-focalizzazione esclude qualunque tipo di interruzione e di distrazione.  Con la mono-focalizzazione quando selezioni un compito e inizi a lavorarci ti imponi di portarlo a termine prima di passare al computo successivo.  La puoi applicare anche alla messaggistica o alla casella mail: deseleziona immediatamente i messaggi senza importanza e poi occupati unicamente di quelli importanti rispondendo immediatamente.  Il principio della mono-focalizzazione, reso popolare dall’esperto di Time management Alan Lakein, deriva dallo studio tra l’output di persone mono-focalizzate e l’output di persone che saltano in continuazione da un lavoro all’altro.  Questi studi hanno rilevato che ogni volta che metti da parte un lavoro e ti dedichi a qualcos’altro perdi slancio, ritmo e soprattutto il “segno”. Quando lo riprendi non puoi fare altro che rivedere il lavoro svolto, arrivare al punto in cui l’hai interrotto e ricominciare da lì. Questo processo richiede il 500% del Tempo che servirebbe a completare il lavoro stesso se lo avessi svolto dall’inizio alla fine.  La mono-focalizzazione può ridurre dell’80% il Tempo necessario per portare a termine un lavoro importante e migliorarne la qualità.

Concentrazione e mono-focalizzazione sono requisiti essenziali per tutte le imprese di valore.  Concentrazione vuol dire che quando ti metti al lavoro sul tuo compito più importante sei in grado di perseverare senza lasciarti distrarre da nulla e da nessuno. Potresti soddisfare tutti gli altri requisiti con intelligenza, capacità e creatività ma se non sei in grado di concentrarti su una cosa alla volta, allora non potrai avere successo.  Devi fare prima le cose che contano, una alla volta e tralasciare del tutto quelle che non contano. Se non ti obblighi a concentrarti al massimo ti troverai a lavorare su compiti a bassa priorità.  Lasciati sempre abbastanza Tempo per le tue massime priorità. Stabilisci quanto tempo ci vorrà per svolgere il lavoro e poi aggiungi un 30% di riserva per coprire interruzioni, emergenze e nuove responsabilità. Con quel cuscinetto del 30% sarai praticamente certo di aver stimato correttamente il Tempo necessario.  È uno dei segreti per raggiungere alti livelli di produttività nel tuo business.  Earl Nightingale disse: “tutte le grandi realizzazioni della vita sono precedute da un lungo periodo ininterrotto di concentrazione”.

Impara le competenze che stanno alla base di una delega corretta (ci saranno futuri articoli per approfondire ovviamente un tema così complesso e articolato).  Scegli la persona giusta a cui affidare ciascun compito, dalle una tempistica, una scadenza, degli standard di performance e un piano di verifica dello stato di avanzamento lavori (il cosiddetto S.A.L.).  Per chi sa usare la delega non ci saranno limiti alla sua crescita professionale, ma se non sai delegare efficientemente finirai sempre per avere troppo da fare e troppo poco tempo a disposizione. Finirai a non riuscire ad avere il controllo del tuo Tempo e delle tue attività mettendo a repentaglio la tua crescita professionale.  La bella notizia è che tutte le competenze di business si possono imparare e con la pratica e la ripetizione potrai arrivare all’eccellenza nella gestione del tuo Tempo e in seguito potrai raddoppiare, triplicare, decuplicare la tua produttività nei mesi e negli anni successivi. 

Uno degli strumenti più efficaci per il Time management è il totale affidamento di un compito a qualcun altro.  La capacità di delegare compiti di valore a dei collaboratori che possono svolgerli al meglio è una delle competenze più importanti per l’evoluzione del tuo business.  Delega tutto ciò che puoi a persone che lo possano fare bene quanto te se non addirittura meglio. Usa la regola del 70%: se qualcuno è in grado di fare un determinato compito almeno al 70% di come lo faresti tu, è arrivato il momento di affidarlo a quella persona.  La delega ti consente di passare da quello che puoi fare tu personalmente a quello che la tua organizzazione può fare con la forza dell’insieme. È una leva potentissima per far letteralmente decuplicare il tuo business.  Hai sempre un’alternativa: puoi farlo tu o puoi farlo fare a qualcun altro. Una produttività elevata presuppone un orientamento psicologico al secondo approccio.  La domanda che ora devi porti è: “Chi altro può farlo al posto mio?” La chiave di volta si trova nella risposta a questa domanda.

La prima determinante di una produttività elevata è focalizzarsi e concentrarsi sulle cose più preziose e più importanti che si possono fare per tutta la giornata. Definire con massima chiarezza le tue aree critiche di risultato è essenziale per l’efficacia manageriale e per una produttività elevata. Le tue aree critiche di risultato sono le attività che determinano il successo del tuo business, della tua attività imprenditoriale o professionale, o i compiti per la quale sei assunto in una determinata azienda. Sono azioni, compiti e mansioni che una volta realizzati ti diranno se adempi alle tue responsabilità.  Un’area critica di risultato (ACR) si può definire in base a tre caratteristiche specifiche: Se non sai esattamente quali potrebbero essere le tue aree critiche di risultato dedica le prossime ore delle tue giornate ad identificarle con la massima urgenza e priorità perché altrimenti rischierai che la tua produttività rimarrà sempre al di sotto del suo vero potenziale. 

In quasi tutti le attività non ci sono più di sei o sette aree critiche di risultato. Ogni ACR è un compito specifico che devi svolgere per assolvere pienamente le responsabilità che ti competono.  Facciamo un primo esempio se lavori nel mondo della “vendita”, le tue ACR saranno: Se invece sei un manager o ricopri un ruolo simile nella tua vita professionale le tue ACR saranno ugualmente sette: Oltre il 90% dei problemi della tua sfera professionale derivano dall’insuccesso in una di queste aree critiche di risultato.  È come lasciare fuori da una ricetta un ingrediente importante, il piatto non risulterà abbastanza completo e bilanciato.