Valerio Di Chirico

“Quale dei miei compiti esclusivi, se svolto a livello di eccellenza, potrebbe fare la vera differenza per il mio business o per la mia attività?” Per questa domanda c’è una risposta specifica praticamente ad ogni ora del giorno. Nella tua attività ci sono cose che puoi fare solo tu.  Se le fai bene si creerà un grandissimo beneficio per te e per la tua azienda. Sono le attività che apportano il massimo valore al tuo business. Per rendere al massimo devi sapere esattamente quali sono più preziose di tutte le altre e quali puoi svolgere solo tu a livelli di eccellenza.  Ci sono sempre centinaia di cose che seppur fatte benissimo incideranno pochissimo sul tuo successo o sul tuo contributo.  Concentrarsi sulle aree critiche di risultato è il modo più diretto per creare efficacia, potere, persuasione, entusiasmo ed energia.  Vivrai sempre un senso fortissimo di fiducia in te stesso e di efficacia personale dal completamento di un lavoro significativo e importante sia per te che per la tua attività. D’altro canto, nell’era delle distrazioni, non puoi provare che bassa autostima, frustrazione, stress e spesso anche depressione quando fai qualcosa che fa pochissima differenza per il raggiungimento dei tuoi obiettivi principali.  Tutte le persone che fanno parte di un qualsiasi organigramma dovrebbero sapere quali sono le proprie aree critiche di risultato. Fai in modo che tutti i tuoi collaboratori sappiano con certezza qual è il contributo più prezioso che possono apportare alla vostra organizzazione.  Ricordati queste due domande fondamentali: Buona riflessione!

La grande tragedia è che sei fai ripetutamente una cosa poi diventa un’abitudine. E un’abitudine una volta che si forma è difficile da perdere.  Molte persone si sono abituate a dedicare la maggior parte del proprio Tempo ad attività dal valore marginale.  La chiave per una buona Gestione del Tempo è fissare delle priorità e lavorare sempre su ciò che è sia urgente che importante, ossia sui compiti principali e più pressanti.  Dopo aver svolto i compiti più importanti e urgenti, passerai a svolgere quelli importanti ma non urgenti, ossia quelli che possono contribuire significativamente alla tua carriera nel lungo termine.  Cerca di eliminare tutte le altre tipologie di azioni o perlomeno arginarle il più possibile così da evitare un’involuzione della tua produttività. 

Nello svolgimento dei tuoi compiti e delle tue attività, fissare le priorità vuol dire separare i “pochi essenziali” dai “tanti secondari”.  Ogni giorno ti trovi alle prese con quattro categorie di compiti e la capacità di classificarli correttamente può accrescere la tua produttività.  Quadrante 1: Cose importanti e urgenti Un compito “importante” è qualcosa che ha conseguenze di lungo termine per la tua carriera.  Un compito “urgente” è qualcosa che non si può ritardare né rinviare.  Un compito importante e urgente è qualcosa che incombe.  I tuoi compiti principali, le tue massime priorità, sono sia importanti che urgenti.  Formano il “quadrante dell’immediatezza” Quadrante 2: Cose importanti ma non urgenti Compiti che si possono rinviare o procrastinare quantomeno nel breve termine. Sono tutte quelle attività decisive per il tuo successo di lungo termine ma non urgenti.  Queste attività rientrano nel “quadrante dell’efficacia” Quadrante 3: Cose urgenti ma non importanti Molti dedicano almeno la metà del proprio Tempo a compiti che sono urgenti ma non importanti.  Sono cose divertenti, facili e piacevoli che devono essere sbrigate magari subito ma non danno il benché minimo contributo al tuo business, comportando per la maggior parte delle volte attività a basso valore aggiunto.  Un esempio può essere una visita inaspettata, una telefonata improvvisa, o un messaggio non previsto che distoglie la tua attenzione dallo svolgimento delle attività prioritarie.  Tutto ciò ricade in quello che viene definito “quadrante della delusione”. Quadrante 4: Cose né urgenti né importanti Molti si dedicano ad attività che non hanno alcun valore né per se stessi né per il loro business.  Sono tutte quelle attività che rappresentano un’assoluta perdita di Tempo e che non danno alcun contributo alla tua vita. Queste attività formano il “quadrante dello spreco”. Fai un elenco delle attività che quotidianamente ti trovi a svolgere e assegnale all’interno di questi 4 quadranti.  Analizzale e inizia a dedicare l’80% del tuo Tempo alle attività del Quadrante 1.  Buon lavoro!

Selezionare l’uso più proficuo del tuo Tempo è una regola che si estende a tutti i campi della tua vita.  A volte l’uso più proficuo e produttivo che puoi farne è riposarti e fare una bella dormita, trascorrerlo con i tuoi cari e con la tua famiglia, prenderti cura della tua salute facendo esercizio fisico e mangiando cibi sani, leggere un buon libro o documentarti su aspetti di attualità.  Altre volte è socializzare con amici, familiari di cui apprezzi la compagnia in modo da poterti rilassare e “disintossicarti” dallo stress.  Ma devi sempre farti la domanda: “Qual è l’uso più proficuo che posso fare del mio Tempo in questo momento?” Poi imponiti di metterti al lavoro su quell’attività, qualsiasi essa sia.  Quando inizierai ad incorporare questo suggerimento nelle tue competenze di Time management e nella tua quotidianità allora diventerai uno dei migliori Time manager che tu stesso abbia mai conosciuto. 

Qual è l’uso più proficuo che posso fare del mio Tempo in questo momento? Siccome è la domanda più importante di tutto il Time management dovresti portela in continuazione. Quando organizzerai tutto il tuo Tempo e tutte le tue attività lavorative intorno alla risposta che darai a questa domanda resterai sorpreso da quanto diventerai produttivo e dalla rapidità con cui lo diventerai.  Qual è il tuo asset finanziario più prezioso? Ti aiuto io: “è la capacità di guadagno” La capacità di guadagno rappresenta l’80% – 90% del tuo valore finanziario nel mondo del business.  Considerati una “macchina per la produzione di reddito”. Ogni attività su cui lavori crea un certo valore, che può essere alto o basso. Devi concentrarti sull’utilizzo più prezioso del tuo Tempo e importi di continuare a lavorare su quelle poche attività che generano il massimo valore per te e per il tuo business.

Quando saprai con certezza quali sono i tuoi “3 compiti chiave” dovrai aiutare i tuoi collaboratori ad identificare i propri.  Il miglior regalo che potrai fare loro è aiutarli a vedere con la massima chiarezza ciò che possono fare per fornire un contributo di valore alla loro attività.  Ogni giorno e tutto il giorno, tutti i tuoi collaboratori dovrebbero lavorare al completamento di uno o più di questi 3 compiti fondamentali.  Coloro che sono condizionati dal “Pensiero veloce” reagiscono istintivamente correndo dietro alle urgenze e alle pressioni del momento e si perdono regolarmente dietro a cose che non hanno nulla a che vedere con le loro effettive priorità ed è proprio quello che non si deve fare! Prima di iniziare la giornata, prenditi qualche minuto per “pensare lentamente”, seleziona il tuo compito più importante e poi inizia a lavorare su di esso escludendo tutto il resto. 

Per quante cose tu possa fare in una settimana o in un mese ci sono solo TRE compiti o attività che generano il 90% del tuo contributo. Se metti per iscritto un elenco di tutto ciò che fai nel corso di un mese probabilmente questo elenco includerà tra le 30 e le 50 voci diverse. Se lo riguardi attentamente, voce per voce, scoprirai che solo 3 cose di esso producono il 90% del valore nel tuo business.  Come fai ad identificarle? È semplice, rispondi a queste domande: Se non conosci le risposte a queste 3 domande allora abbiamo una situazione da risolvere. Rischi di sprecare il tuo Tempo nella vita professionale e personale. Se non sai rispondere a queste domande finirai sempre per lavorare su attività a basso valore aggiunto e spesso anche prive di valore.  Affidati al consiglio di un tuo superiore o di una persona che rivesta per te la figura di “guida” e che ti possa aiutare a rispondere a queste domande, perché è fondamentale che tu possa avere le risposte per riuscire ad aumentare la produttività della tua attività. 

Ecco un’altra tecnica che puoi usare per fissare delle priorità: predisponi l’elenco quotidiano delle cose da fare e poi rivolgiti questa domanda:  “Se dovessi stare via per un mese a partire da domani, quali attività incluse in questo elenco vorrei portare a termine prima di partire?” Il più grande nemico del Time management e della produttività personale è la “specializzazione in cose di poco conto”.  Per la tendenza naturale di tutti noi a seguire la via che offre minor resistenza, è normale e naturale iniziare la giornata partendo da compiti e attività secondari, facili, divertenti, gratificanti e di solito anche poco importanti.  Ma, mi dispiace amico mio, quello che fai all’inizio della giornata si estende fatalmente alle ore successive.   Alla fine ella giornata potresti così scoprire di aver dedicato tutto il tuo Tempo a delle inezie senza produrre nulla di significativo. 

Nel 1895 l’economista italiano Vilfredo Pareto stabilì che la regola “80/20” si poteva applicare in quasi tutti i campi dell’attività umana.  Se non conosci questa regola, essa dice che il 20% del lavoro che svolgi genera l’80% del valore per la tua attività professionale ad esempio. Questa regola la puoi applicare veramente a qualsiasi ambito della tua vita professionale e personale.  Coniugandola al nostro studio riferito al Time management quando inizi la tua giornata con un elenco di compiti da svolgere e delle responsabilità da assolvere, prima di metterti al lavoro, scorri l’elenco e seleziona il 20% delle azioni che possono dare il massimo contributo al raggiungimento dei tuoi obiettivi più importanti.  Ad esempio se hai un elenco di 10 voci da spuntare nella tua To Do List quotidiana, 2 di esse varranno più di tutte le altre insieme.  La capacità di identificare chiaramente quelle due voci e di metterle davanti a tutto il resto determinerà in gran parte il tuo successo lavorativo. 

Ho studiato il Time management per anni, leggendo libri e partecipando ad eventi di formazione.  Alla fine ho scoperto l’ovvio: il Time management ti aiuta ad identificare il compito più importante da svolgere al momento e poi ti fornisce strumenti e tecniche per metterti immediatamente al lavoro su di esso finché non lo porterai al completamento.  Il Time management semplifica le cose:  se si ha a che fare con il disordine, se non ci si sforza di organizzare il proprio Tempo, se non si stabilisce un orario da seguire o un piano da seguire, sarà molto complicato raggiungere qualsiasi tipo di risultato. Il Time management dà una struttura:  con meno disordine, tutto è più organizzato. Con un orario o una pianificazione precisi, imprenditori, manager e dipendenti saranno in grado di capire con maggior chiarezza dove sono in un determinato momento e dove vogliono essere alla fine della giornata, della settimana o del mese. Il Time management aumenta l’efficienza:  lavorare con delle priorità chiare e in maniera organizzata è estremamente più facile. Ci si può concentrare sulle cose veramente importanti, quelle che hanno bisogno di maggiore attenzione, lasciando il resto per un altro momento. Il Time management migliora la produttività:  con un controllo ferreo del proprio Tempo e del suo utilizzo, ogni individuo è in grado di lavorare di più e in maniera migliore. Il miglioramento della produttività è una conseguenza diretta dell’aumento dell’efficienza. Nei post precedenti abbiamo visto insieme il metodo A-B-C-D-E per individuare le corrette priorità.  Oltre a questa, che è una delle metodologie migliori, esistono tante altre tecniche aggiuntive che potrai usare per fissare le priorità che vedremo nei prossimi post.