Valerio Di Chirico

Ecco alcune raccomandazioni per creare dei blocchi temporali, ognuno dei quali può migliorare sostanzialmente la tua efficacia e la tua efficienza.  Per prima cosa, lavora al mattino quando sei più fresco e più lucido. Identifica il tuo blocco temporale il mattino presto per lavorare ininterrottamente 1h / 1h 30min prima di fare colazione e iniziare la tua giornata. Un altro blocco temporale che puoi usare a tuo vantaggio è l’ora di pranzo.  In quel lasso di Tempo potrai interamente dedicarti ad alcuni compiti più importanti mentre la maggior parte delle persone si fermerà per mangiare.  Un’altra strategia è isolarti completamente in un ambiente silenzioso per certe ore della tua giornata durante i quali lavorerai sui tuoi compiti più importanti. La maggior parte delle interruzioni che ricevi solitamente non è mai così importante da non poter attendere qualche ora.  Anche la sera, dopo cena, può essere un ottimo momento di immersione totale per portare a termine le tue priorità della giornata a patto che tu possa mantenere un elevato livello di lucidità. Ricordati che in te c’è un genio potenziale. Una delle aree in cui puoi dimostrare la tua creatività è la formazione di blocchi temporali in cui puoi fare di più e dare una bella spinta alla tua carriera.

Per dare il massimo devi avere dei blocchi temporali ininterrotti. Più importante è il lavoro da svolgere, più sarà necessario creare dei blocchi temporali da dedicarvi.  Ti servono come minimo da 60 a 90 minuti per svolgere qualcosa di significativo considerando che ci vorranno solo 30 minuti per entrare “mentalmente” in un lavoro complesso. A quel punto potrai concentrarti al massimo ad un alto livello di consapevolezza e di creatività per almeno 1 ora di lavoro serio e focalizzato.  Ricorda che non potrai mescolare lavori creativi e lavori amministrativi, non puoi fare simultaneamente gli uni e gli altri.  Essi richiedono il “pensiero veloce” e il “pensiero lento”, ma non l’uno e l’altro.  I compiti di gestione e amministrazione richiedono un pensiero veloce e orientato al breve termine, mentre il lavoro creativo richiede il pensiero lento con riflessione, pianificazione e applicazione.  Considera il Tempo dedicato al lavoro creativo un “prime time interno” e il Tempo dedicato al lavoro operativo un “prime time esterno”. Per esempio non potrai fare dei lavori creativi che richiedono focalizzazione e concentrazione in un tipico ambiente “confusionario” ricco di input esterni ed interruzioni.  Dovrai trovare una soluzione per allontanarti ed isolarti in modo da portare a termine i compiti da cui dipende effettivamente la tua carriera. 

Vediamo insieme queste altre due tecniche per vincere la Procrastinazione. Il metodo delle fette di salame:  Così come non tenteresti di mangiare un salame intero non tentare di fare un compito complesso tutto in una volta. Taglialo, per così dire, a fette, riducendone un po’ alla volta l’entità. Inizia a completare la prima fetta prima di metterti a lavorare sulla successiva.  Ogni volta che sei alle prese con un grosso lavoro decidi di completarne una sola parte alla volta.  Questa strategia ti aiuterà a metterti al lavoro sul progetto e a completare tutte le sue parti.  Sviluppare un senso di urgenza: Una delle qualità più rare e preziose che si possono avere nel mondo del business è il “senso di urgenza”. Si stima che solo una piccola percentuale di persone si metta subito all’opera per svolgere un compito assegnato. Costruisci attorno a te la fama di avere un “orientamento all’azione” e di portare a termine velocemente senza perdere qualità operativa ogni compito prefissato.  Le qualità principali che ad oggi si ricercano in potenziali “collaboratori” sono:  Quando svilupperai queste capacità fondamentali nel mondo del business resterai piacevolmente sorpreso da quante opportunità ti si presenteranno. 

Vediamo insieme queste prime due tecniche per vincere la Procrastinazione. Programmazione mentale:  “Fallo adesso!” Sono probabilmente le parole più preziose che tu possa usare per accrescere la tua produttività. Tutte le volte che ti scopri a procrastinare su un compito importante ripeti a te stesso con energia queste parole. La scoperta più sensazionale è che dopo aver ripetuto queste parole dieci, venti, cinquanta, cento volte ti sentirai inconsapevolmente spinto a rimanere sul tuo compito più importante e a portarlo a termine prima di metterti a lavorare su qualunque altra cosa.  Portare a termine i compiti più complessi: come disse Henry Ford: “Si può raggiungere qualunque obiettivo se lo si suddivide in parti più piccole”. Qualunque compito impegnativo che devi completare si può portare a termine dividendolo in un numero sufficiente di parti più piccole. Una delle tecniche migliori in assoluto è suddividerlo in “bocconi masticabili”.  Prendi un foglio e scrivi tutte le piccole parti del compito che ti aspetta, ordinandole in sequenza dalla prima all’ultima e inizia subito a lavorare sulla “voce numero uno” di questo elenco.  La semplice decisione di metterti a lavorare su un compito importante ti aiuterà a sviluppare lo slancio e l’energia che occorrono a portarlo a termine. 

La “procrastinazione è il ladro del Tempo” e direi che questo concetto può anche essere ampliato alla definizione: “La procrastinazione è il ladro della vita”. La capacità di vincere la tendenza alla procrastinazione e di portare a termine i compiti nel Tempo assegnato può fare la differenza tra il successo e l’insuccesso nella tua carriera. La maggior parte delle persone tende a procrastinare, pensando di avere da fare troppo e poco tempo a disposizione.  Ma se fosse realmente così per tutti dove sarebbe la differenza tra il “performer produttivo” e il “performer improduttivo”?  È molto semplice: il performer produttivo procrastina su compiti e attività di bassissimo valore.  Il performer improduttivo procrastina su compiti che hanno un valore considerevole.  Per rendere al massimo devi assolutamente mettere in atto la “procrastinazione creativa”. Decidi razionalmente quali compiti rimandare, consapevole delle cose che non farai anziché procrastinare casualmente e automaticamente.  Solitamente tendiamo a procrastinare sui compiti più complessi che sono quelli a più alto valore aggiunto ma applicando una serie di tecniche che vedremo nei prossimi articoli potrai finalmente vincere la procrastinazione e tornare ad essere padrone del tuo Tempo. 

Abituati fin da oggi a pianificare accuratamente il tuo lavoro e i tuoi compiti, a fissare le priorità e in seguito a dedicarti al compito più importante concentrandoti e focalizzandoti su di esso, senza diversioni o distrazioni, finchè non lo porterai a termine.  Ritagliati del Tempo ogni giorno in un ambiente che possa conciliare attenzione, concentrazione, serenità e calma per portare le tue performance a livelli altamente produttivi.  Un’altra chiave per massimizzare la concentrazione è evitare “l’attrazione alla distrazione”. Lascia fuori quindi tutti i dispostivi e gli elementi “nocivi” alla tua focalizzazione e immergiti in profondità nell’esecuzione di quel lavoro. Quando ne farai un’abitudine la tua produttività, la tua performance e il tuo output si incrementeranno notevolmente da un giorno all’altro. 

Il Multitasking è un argomento particolarmente controverso. Alcuni pensano di poter essere altamente produttivi pur svolgendo simultaneamente diversi lavori. Le ricerche hanno ormai dimostrato che è un’idea totalmente priva di senso.  Gli esperti hanno scoperto che in realtà il multitasking andrebbe definito “Task-shifting” perché è il passaggio continuo da un lavoro ad un altro.  Il fatto è che possiamo fare solo una cosa per volta e se passi in continuazione da un compito ad un altro devi spostare tutta la tua attenzione e le tue energie sul nuovo compito appena cambiato.  Quando tornerai al compito precedente non farai altro che spostare nuovamente attenzione ed energie sul lavoro di prima, sintonizzarti nuovamente e ripartire, il che significa impiegare male il proprio Tempo.  Ogni volta che passi da un compito ad un altro per poi ritornare indietro, bruci un notevole quantitativo di energie e di intelligenza diventando sempre meno lucido. Il ciò significa fare fatica a prendere qualsiasi tipo di decisione, dalle più banali alle più importanti.  Il multitasking è allettante ma rappresenta un uso diseconomico del Tempo. Può comprometterti la carriera e impedirti di svolgere i compiti più importanti da cui dipende il tuo successo. 

La Mono-focalizzazione è la più importante tecnica di Time management e Life management. Quando inizi un lavoro portalo avanti fin quando non l’avrai completato al 100%. La mono-focalizzazione esclude qualunque tipo di interruzione e di distrazione.  Con la mono-focalizzazione quando selezioni un compito e inizi a lavorarci ti imponi di portarlo a termine prima di passare al computo successivo.  La puoi applicare anche alla messaggistica o alla casella mail: deseleziona immediatamente i messaggi senza importanza e poi occupati unicamente di quelli importanti rispondendo immediatamente.  Il principio della mono-focalizzazione, reso popolare dall’esperto di Time management Alan Lakein, deriva dallo studio tra l’output di persone mono-focalizzate e l’output di persone che saltano in continuazione da un lavoro all’altro.  Questi studi hanno rilevato che ogni volta che metti da parte un lavoro e ti dedichi a qualcos’altro perdi slancio, ritmo e soprattutto il “segno”. Quando lo riprendi non puoi fare altro che rivedere il lavoro svolto, arrivare al punto in cui l’hai interrotto e ricominciare da lì. Questo processo richiede il 500% del Tempo che servirebbe a completare il lavoro stesso se lo avessi svolto dall’inizio alla fine.  La mono-focalizzazione può ridurre dell’80% il Tempo necessario per portare a termine un lavoro importante e migliorarne la qualità.

Concentrazione e mono-focalizzazione sono requisiti essenziali per tutte le imprese di valore.  Concentrazione vuol dire che quando ti metti al lavoro sul tuo compito più importante sei in grado di perseverare senza lasciarti distrarre da nulla e da nessuno. Potresti soddisfare tutti gli altri requisiti con intelligenza, capacità e creatività ma se non sei in grado di concentrarti su una cosa alla volta, allora non potrai avere successo.  Devi fare prima le cose che contano, una alla volta e tralasciare del tutto quelle che non contano. Se non ti obblighi a concentrarti al massimo ti troverai a lavorare su compiti a bassa priorità.  Lasciati sempre abbastanza Tempo per le tue massime priorità. Stabilisci quanto tempo ci vorrà per svolgere il lavoro e poi aggiungi un 30% di riserva per coprire interruzioni, emergenze e nuove responsabilità. Con quel cuscinetto del 30% sarai praticamente certo di aver stimato correttamente il Tempo necessario.  È uno dei segreti per raggiungere alti livelli di produttività nel tuo business.  Earl Nightingale disse: “tutte le grandi realizzazioni della vita sono precedute da un lungo periodo ininterrotto di concentrazione”.

Impara le competenze che stanno alla base di una delega corretta (ci saranno futuri articoli per approfondire ovviamente un tema così complesso e articolato).  Scegli la persona giusta a cui affidare ciascun compito, dalle una tempistica, una scadenza, degli standard di performance e un piano di verifica dello stato di avanzamento lavori (il cosiddetto S.A.L.).  Per chi sa usare la delega non ci saranno limiti alla sua crescita professionale, ma se non sai delegare efficientemente finirai sempre per avere troppo da fare e troppo poco tempo a disposizione. Finirai a non riuscire ad avere il controllo del tuo Tempo e delle tue attività mettendo a repentaglio la tua crescita professionale.  La bella notizia è che tutte le competenze di business si possono imparare e con la pratica e la ripetizione potrai arrivare all’eccellenza nella gestione del tuo Tempo e in seguito potrai raddoppiare, triplicare, decuplicare la tua produttività nei mesi e negli anni successivi.