Valerio Di Chirico

Nel 1895 l’economista italiano Vilfredo Pareto stabilì che la regola “80/20” si poteva applicare in quasi tutti i campi dell’attività umana.  Se non conosci questa regola, essa dice che il 20% del lavoro che svolgi genera l’80% del valore per la tua attività professionale ad esempio. Questa regola la puoi applicare veramente a qualsiasi ambito della tua vita professionale e personale.  Coniugandola al nostro studio riferito al Time management quando inizi la tua giornata con un elenco di compiti da svolgere e delle responsabilità da assolvere, prima di metterti al lavoro, scorri l’elenco e seleziona il 20% delle azioni che possono dare il massimo contributo al raggiungimento dei tuoi obiettivi più importanti.  Ad esempio se hai un elenco di 10 voci da spuntare nella tua To Do List quotidiana, 2 di esse varranno più di tutte le altre insieme.  La capacità di identificare chiaramente quelle due voci e di metterle davanti a tutto il resto determinerà in gran parte il tuo successo lavorativo. 

Ho studiato il Time management per anni, leggendo libri e partecipando ad eventi di formazione.  Alla fine ho scoperto l’ovvio: il Time management ti aiuta ad identificare il compito più importante da svolgere al momento e poi ti fornisce strumenti e tecniche per metterti immediatamente al lavoro su di esso finché non lo porterai al completamento.  Il Time management semplifica le cose:  se si ha a che fare con il disordine, se non ci si sforza di organizzare il proprio Tempo, se non si stabilisce un orario da seguire o un piano da seguire, sarà molto complicato raggiungere qualsiasi tipo di risultato. Il Time management dà una struttura:  con meno disordine, tutto è più organizzato. Con un orario o una pianificazione precisi, imprenditori, manager e dipendenti saranno in grado di capire con maggior chiarezza dove sono in un determinato momento e dove vogliono essere alla fine della giornata, della settimana o del mese. Il Time management aumenta l’efficienza:  lavorare con delle priorità chiare e in maniera organizzata è estremamente più facile. Ci si può concentrare sulle cose veramente importanti, quelle che hanno bisogno di maggiore attenzione, lasciando il resto per un altro momento. Il Time management migliora la produttività:  con un controllo ferreo del proprio Tempo e del suo utilizzo, ogni individuo è in grado di lavorare di più e in maniera migliore. Il miglioramento della produttività è una conseguenza diretta dell’aumento dell’efficienza. Nei post precedenti abbiamo visto insieme il metodo A-B-C-D-E per individuare le corrette priorità.  Oltre a questa, che è una delle metodologie migliori, esistono tante altre tecniche aggiuntive che potrai usare per fissare le priorità che vedremo nei prossimi post. 

Crea l’elenco delle cose da NON fare! Così come hai bisogno di un elenco di cose da fare per gestire efficientemente una giornata impegnativa, hai bisogno di un elenco delle cose da non fare per restare in carreggiata.  Rifiutati di svolgere qualsiasi attività che non massimizzi il valore del tuo Tempo! “No” è la parola che fa risparmiare più Tempo nel mondo del Time management.  Ricorda che le “persone” sono la prima causa di perdite di Tempo. Impara a calibrare le loro richieste e a gestirle in base alle tue priorità personali che hai in quel momento.  Potrai tenere sotto controllo il tuo Tempo solo se smetti di fare cose che non producono valore. Immagina di avere già molto più lavoro di quello che puoi svolgere materialmente, di non riuscire a star dietro a tutti i tuoi impegni e alle tue responsabilità, figuriamoci a quelli che si aggiungono all’ultimo di giorno in giorno.  Impara a dire di “no”! Quando imparerai a dirlo spesso e con sicurezza allora in quel momento avrai assunto il pieno controllo del tuo Tempo.

Pianifica il tuo lavoro e metti in atto il tuo piano! Non fare mai nulla che non figuri nel tuo elenco di compiti da svolgere.  Se viene fuori un nuovo lavoro o un nuovo progetto, inseriscilo nel tuo elenco e assegnali una priorità. Se non metti per iscritto nuove idee e nuove attività e corri dietro a tutte le “finte urgenze”, perderai il controllo della tua giornata e finirai per dedicare quasi tutto il tuo Tempo ad attività che non generano valore. Qualunque sistema di Time management è meglio di nessun sistema.  Al giorno d’oggi ci sono tante app, programmi e moduli per il tuo smartphone o pc che possono aiutarti a gestire al meglio il tuo Tempo.  Ricorda solo che nel mondo del business e del lavoro l’unica cosa che hai da vendere è il tuo Tempo.  Cerca di focalizzarlo sulle cose più preziose e più importanti che puoi fare, per dare il massimo contributo possibile alla tua crescita personale, professionale ed economico-finanziaria. 

Robert Half International stima che il 50% del Tempo di lavoro sia investito in attività di tipo “C”, ossia in cose che non danno alcun contributo al business.  Ognuno di noi è schiavo delle abitudini. Le persone efficaci sviluppano buone abitudini e ne fanno i loro padroni.  Le persone inefficaci sviluppano inavvertitamente cattive abitudini, che poi assumono il governo della loro vita.  Tutto ciò che si fa ripetutamente si trasforma ben presto in abitudine.  È veramente un peccato che oggi la maggioranza dei lavoratori abbia instaurato l’abitudine di sprecare il proprio Tempo in attività che non forniscono il minimo contributo alla loro carriera.  Non lasciare che accada anche a te. 

Una volta compilata la tua To Do List organizzala in base al metodo A-B-C-D-E. La parola chiave del Time management è “conseguenza”! L’importanza di un compito dipende dalle sue conseguenze. Quando fissi delle priorità applica questo metodo che si rivelerà particolarmente utile.  Metti di fianco ad ogni azione da svolgere una “A”, una “B”, una “C”, una “D” e una “E”. Una voce contrassegnata da “A” indica qualcosa che “devi fare assolutamente”. È una cosa importante e farla o non farla comporta delle conseguenze serie.  Le voci contrassegnate dalla “B” indicano cose che “dovresti fare”. Farle o non farle ha conseguenze di rilievo ma meno importanti rispetto a quelle dei compiti “A”. la regola è non fare mai una azione “B” se c’è ancora qualche compito “A” da portare a termine. Le attività “C” sono “piacevoli a farsi” ma non hanno conseguenze, né positive né negative. Sono tutte quelle azioni che non producono conseguenze in termini di efficacia operativa. Un’attività “D” è qualcosa che si può “delegare” a qualcun altro. La regola è che dovresti delegare il più possibile per lasciarti più Tempo da dedicare alle attività “A”. queste attività e la loro corretta esecuzione determinano in gran parte l’intero corso della tua carriera. Infine un’attività “E” è qualcosa che si può “eliminare” del tutto. Puoi mettere sotto controllo il tuo Tempo solo se smetti di fare cose che non sei più tenuto a fare.  Poniti questa domanda: “Cosa accadrebbe se non svolgessi questa attività?” se non facesse nessuna differenza per il tuo Business allora sarebbe il caso di eliminarla. 

Crea ogni giorno una “To Do List”. La To Do List, ovvero l’elenco delle cose da fare ad esempio nell’arco di una giornata, è uno degli strumenti più proficui per la gestione ottimale del Tempo.  Tutti i Time manager di successo ragionano per iscritto e creano un elenco di azioni da svolgere. Il momento miglior per strutturare un To Do List è la sera prima, perché in questo modo il tuo subconscio durante il sonno potrà lavorare sull’elenco da te compilato. Quando ti sveglierai avrai idee e intuizioni che ti permetteranno di rimanere focalizzato sin dal tuo risveglio al progetto da portare a termine.  Uno studio effettuato su 50 imprenditori particolarmente efficaci, ha dimostrato che 49 di essi hanno confermato di pianificare la giornata seguente la sera prima.  Questo permette loro che il giorno per la quale sono state pianificate una serie di azioni inizierà subito con un livello energetico elevato perché l’individuo sa già cosa fare e non investirà altro Tempo a capire quale direzione seguire.  Inoltre la pianificazione il giorno precedente ti permetterà di dormire molto meglio e di essere molto più riposato al tuo risveglio. Stando agli esperti di Time management ci vogliono circa dodici minuti per creare una To Do List, ma questo strumento ti permetterà di risparmiare dieci volte tanto il Tempo investito.  Dodici minuti di “consapevolezza” delle azioni da svolgere ti daranno un ritorno di 120 minuti, ovvero due ore di maggiore produttività. 

Fissa obiettivi chiari per tutti! Se gestisci e guidi un’organizzazione composta da diversi membri devi assolutamente mettere nero su bianco obiettivi chiari per ogni persona che fa parte del tuo team.  Assicurati che gli obiettivi siano chiari, specifici, misurabili e associati a scadenze ben precise; ciò che si può misurare si può fare! Un obiettivo che non ha una scadenza non è un obiettivo, è solo un desiderio.  Non dare mai per scontato che le persone sappiano quello che vogliono se insieme a loro non lo metterai per iscritto in termini inequivocabili.  Ricorda che il tuo talento più prezioso è la capacità di “pensare” e ancora di più di “programmare”.  Più Tempo dedicherai a riflettere e a programmare mettendo per iscritto i tuoi piani, migliori e più veloci saranno i risultati che otterrai.

Crea un PERT! Il PERT (acronimo di Program Evaluation Review Technique) ti prospetta vari modi per realizzare il compito con maggiore efficienza.  Ragionando con il grafico sott’occhio assumi il pieno controllo sulla sequenza degli eventi. Hai un percorso prestabilito da seguire nei tempi prefissati e a un livello di qualità soddisfacente.  Con il PERT non vieni mai sopraffatto dalle scadenze.  In questo modo sei sempre padrone del tuo lavoro e dei tuoi progetti più importanti.  Ricorda sempre la legge di Murphy: “Tutto quello che può andare storto andrà storto”.  Un Time manager di successo mette in conto problemi, ostacoli, imprevisti e guasti che potrebbero compromettere le scadenze.  Devi prendere il “polso” al progetto e poi risolvere i problemi e rimuovere gli ostacoli. Quando inizierai ad usare il PERT resterai stupito delle cose in più che riuscirai a fare e dalla drastica diminuzione degli intoppi e dei conflitti tra le diverse fasi del processo.  

Rappresenta graficamente i tuoi progetti! Lo strumento più idoneo a massimizzare la tua efficacia e innalzare il tuo livello qualitativo è la “Check-list”, un elenco di azioni messe in ordine cronologico. Crea una rappresentazione visuale dei tuoi compiti e dei tuoi progetti più importanti in modo che si possano vedere nella loro totalità. Parti dalla fine: prenditi il Tempo necessario a stabilire con la massima chiarezza come si presenterebbero i tuoi obiettivi se venissero raggiunti nel migliore dei modi. Poi procedi a ritroso partendo dal futuro. Fai un elenco sequenziale dei passi logici che devi effettuare per arrivare dove ti sei prefissato.  Nel prossimo articolo vedremo lo strumento del PERT che ti permetterà di rappresentare graficamente tutte le azioni che devi intraprendere, con le relative scadenze, per raggiungere l’obiettivo finale.